Организация может выдавать сотрудникам (или иным лицам, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры) денежные средства под отчет для приобретения ТМЦ, оплаты услуг, на служебные командировки и др.
Если организация является плательщиком НДС по общим ставкам 10 % и 22 % и документы поступления выставлены на организацию, входной НДС по ним можно принять к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика.
При отсутствии счета-фактуры, выставленного на организацию, выделенная в кассовом чеке сумма НДС к вычету не принимается и относится на расходы, не учитываемые в целях налогообложения.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов.
Сумма прощенного долга по подотчетным средствам в бухгалтерском учете включается в прочие расходы, в налоговом учете в расходах не признается, облагается НДФЛ и страховыми взносами.
О том, как отразить операции с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8", см. в статьях "Справочника хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8":
- Оплата работ (услуг) через подотчетное лицо (кассовый чек без счета-фактуры)
- Приобретение запасов подотчетным лицом (расчетные документы и счет-фактура на организацию)
- Приобретение ТМЦ по авансовому отчету (кассовый чек без счета-фактуры)
- Учет ГСМ, приобретенных по авансовому отчету (кассовый чек без счета-фактуры)
- Списание задолженности по подотчетным суммам